Politique de confidentialité et de gestion des renseignements personnels

 

1. Objectifs et contexte

La Politique de confidentialité et de gestion des renseignements personnels a pour objectif d’informer des procédures mises en place à l’égard de la collecte, de l’utilisation, de la conservation, de la communication et de la destruction des renseignements personnels, ainsi que des droits des personnes visées par ceux-ci.

2. Contexte

Il est important pour le Conseil régional de l’environnement des Laurentides (CRE Laurentides) de respecter la vie privée des citoyens et citoyennes, de ses membres et de ses partenaires. La politique existante été mise à jour en application de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), sanctionnée le 22 septembre 2021.

3. Champ d’application

3.1 Responsable

La personne responsable de la confidentialité des renseignements est désignée par le conseil d’administration et agit à titre de responsable de l’application de la présente politique.

3.2 Personnes concernées

Les membres du personnel du CRE Laurentides et ses partenaires qui utilisent des renseignements personnels doivent respecter la présente politique et les balises suivantes :
• Limiter l’utilisation aux fins de l’exercice de leurs fonctions;
• S’assurer d’en préserver la confidentialité en toutes circonstances;
• Informer sans délai le responsable de la confidentialité des renseignements personnels de
toute situation où la confidentialité de ces renseignements pourrait avoir été compromise;
• Au terme de leur lien d’emploi, ne conserver aucun renseignement personnel porté à leur connaissance dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions et continuer d’en préserver la
confidentialité.

4. Définitions

4.1 Renseignement personnel

Selon la Commission d’accès à l’information du Québec, « les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exception, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée ».

4.2 Incident de confidentialité

Les cas suivants réfèrent à un incident de confidentialité, selon la Commission d’accès à l’information du Québec :
• L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
• L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
• La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
• La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel
renseignement.

5. Utilisation du site web

La présente section décrit les conditions d’utilisation du site www.crelaurentides.org (ci-après appelé «SITE»). Si vous n’êtes pas d’accord avec ces conditions, veuillez quitter immédiatement le SITE et ne pas utiliser les informations et services qui y sont disponibles.
En utilisant notre SITE, vous acceptez les pratiques décrites dans cette politique.

5.1 Restriction d’utilisation

Le contenu et les informations publiés sur le SITE sont la propriété du CRE Laurentides, qui l’exploite pour votre usage personnel à des fins non commerciales. Vous ne pouvez visionner et télécharger les informations figurant sur le SITE que pour votre utilisation personnelle, à titre d’information et à des fins strictement non commerciales. Vous ne pouvez pas copier, diffuser, transmettre, afficher, modifier, réaliser, reproduire, publier, fournir sous licence, créer des travaux dérivés de, transférer ou vendre une information, un logiciel, un produit ou un service disponible sur le SITE, quel que soit leur type sans l’autorisation écrite du CRE Laurentides. Le téléchargement, la reproduction ou la retransmission du contenu figurant sur le SITE, autrement qu’à des fins personnelles non commerciales, est strictement interdit.

5.2 Liens externes

Le CRE Laurentides décline expressément toute responsabilité vis-à-vis du contenu de sites Internet de tiers auxquels il est possible d’accéder via des liens figurant sur le SITE

5.3 Garanties et limitation de responsabilité

Le SITE et son contenu sont fournis sur une base “tel quel” et “tel que disponible” sans aucune garantie d’aucune sorte, explicite ou implicite, y compris, de façon non limitative, les garanties implicites de qualité marchande, d’adéquation à un usage particulier, de résultat et de non- contrefaçon. En aucun cas, le CRE Laurentides ne peut être tenu pour responsable de tout dommage spécial, indirect ou accessoire ou de tout autre dommage résultant d’une perte d’utilisation, de données ou de bénéfices, que ce soit dans le cadre d’une négligence ou autre action préjudiciable, découlant de – ou en rapport avec – l’utilisation ou la performance des informations disponibles sur le SITE. Toute information ou élément de contenu téléchargé ou autrement obtenu via le SITE est utilisé à vos propres risques et par votre propre choix et vous êtes l’unique responsable de tout dommage à votre système informatique ou perte de données résultant du téléchargement ou de l’utilisation d’une telle information ou tel élément de contenu. Le CRE Laurentides ne peut être tenu pour responsable de tout dommage ou blessure résultant de votre accès – ou de votre impossibilité d’accéder – au SITE ou de tout virus, bogue, falsification, omission, interruption, suppression, défaut, retard, défaillance d’ordinateur ou autre dysfonctionnement associé au SITE.

5.4 Consentement

En accédant au SITE et en naviguant dans celui-ci, vous reconnaissez avoir lu et compris les présentes conditions d’utilisation et acceptez par le fait même de les respecter dans leur intégralité sans limites ni réserve, ainsi que toute modification éventuelle pouvant leur y être apportée. Ces conditions d’utilisation constituent un contrat entre vous et le CRE Laurentides

6. Collecte d’informations à partir du SITE

Le CRE Laurentides peut collecter des informations personnelles, telles que votre nom, votre adresse courriel, votre adresse postale, etc., lorsque vous utilisez notre SITE. Ces informations sont collectées de manière volontaire lorsque vous les fournissez, par exemple, lorsque vous vous inscrivez à notre infolettre, laissez un commentaire ou que vous remplissez un formulaire de contact.
Les données inscrites dans le formulaire ainsi que votre adresse IP et l’agent utilisateur de votre navigateur sont collectées pour nous aider à la détection des messages et commentaires indésirables.

Nous collectons les données suivantes :
• Formulaires de contact;
• Formulaires d’inscription / d’adhésion;
• Formulaires de commande / commerce électronique;
• Cookies pour le bon fonctionnement du site;
• Google Analytics.

6.1 Utilisation des Informations

À titre d’exemple, mais sans s’y limiter, le CRE Laurentides recueille des renseignements personnels pour :
• Fournir les services et informations demandées;
• Personnaliser et améliorer votre expérience utilisateur sur notre site web;
• Envoyer des communications promotionnelles ou des infolettres (si vous avez donné votre
consentement);
• Améliorer nos produits, services et contenus;
• Mieux filtrer les commentaires indésirables.

6.2 Témoins et Technologies similaires

Nous utilisons des témoins (cookies) et d’autres technologies similaires pour collecter des informations sur votre interaction avec notre site web. Ces données nous aident à améliorer votre expérience et à analyser la performance de notre site. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins, mais cela pourrait affecter certaines fonctionnalités du site.

6.3 Durée de conservation des données personnelles du SITE

La conservation des données personnelles se fait conformément aux objectifs énoncés dans cette politique, ainsi qu’à nos obligations légales, à la résolution de litiges et à la finalisation d’accords avec nos clients et partenaires.
Pour garantir la confidentialité des données personnelles recueillies par le site web, Boum Communications fait appel à des systèmes et des prestataires de services technologiques sécurisés. Nous nous débarrassons régulièrement des données personnelles devenues inutiles.

7. Collecte d’informations non recueillies par le SITE

Le CRE Laurentides peut collecter des informations personnelles vous concernant, telles que votre nom, votre adresse courriel, votre adresse postale, etc. Ces informations sont collectées de manière volontaire lorsque vous les fournissez, par exemple, lorsque vous remplissez le formulaire d’adhésion en format papier.

7.1 Utilisation des Informations

À titre d’exemple, mais sans s’y limiter, le CRE Laurentides recueille des renseignements personnels pour :
• Créer des dossiers d’employés;
• Tenir un registre des partenaires;
• Contacter les bénévoles;
• Inviter toutes personnes pertinentes à nos événements et ceux de nos partenaires;
• Ternir un registre des membres;
• Effectuer des sondages;
• Facturer et compléter des paiements;
• Satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;

8. Conservation des données

Seuls les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de la mission et des mandats de l’organisme sont conservés.

9. Partage d’informations

Le CRE Laurentides ne vend pas, ne loue pas et ne partage pas les informations personnelles avec des tiers. Cependant, nous pouvons partager des informations provenant du SITE avec des prestataires de services tiers qui aident à exploiter le SITE et à fournir des services. Ces tiers sont tenus de maintenir la confidentialité des informations.

10. Sécurité des données

Le CRE Laurentides met en place des mesures de sécurité pour protéger les informations personnelles contre tout accès non autorisé, utilisation abusive ou divulgation. Nous avons implémenté diverses mesures de protection, qu’elles soient d’ordre physique, administratif ou technique, dans le but de sauvegarder la confidentialité et l’intégrité des données personnelles dont l’organisation a la charge. Cela englobe également la prévention de tout accès non autorisé. L’accès aux données personnelles est réservé exclusivement au personnel habilité et qualifié qui en a besoin dans le cadre de ses fonctions.

Cependant, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est totalement sécurisée.

11. Destruction des données

L’organisme détruit de façon sécuritaire les renseignements personnels en sa possession lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont accomplies.

12. Incident

En cas d’incident lié à la confidentialité, le CRE Laurentides informera les autorités compétentes et les personnes concernées, en particulier lorsque cet incident pourrait engendrer un préjudice substantiel. Le CRE Laurentides mettra en place des stratégies visant à minimiser les conséquences négatives. (Annexe 1)

13. Exclusion de la politique

Il est important de noter que cette politique de confidentialité ne s’applique plus dès que vous suivez un lien menant à un autre site web, la politique de confidentialité de cet autre site prendra le relais. Le CRE Laurentides décline toute responsabilité en ce qui concerne leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des données personnelles. Il est fortement recommandé de prendre connaissance de leurs politiques de confidentialité avant de partager des données personnelles sur ces autres sites.

14. Modifications de la Politique

Le CRE Laurentides peut mettre à jour cette politique sans préavis et encourage à la consulter régulièrement.

15. Demande de retrait des données

En tout temps, les personnes concernées par les renseignements personnels peuvent se prévaloir de leur droit de demander l’accès, la correction ou la suppression des informations personnelles en la possession du CRE Laurentides. Elles peuvent également retirer leur consentement pour le traitement de leurs données à tout moment.

Contactez la personne responsable des données (annexe 2)

Formulaire de droit à l’oubli :
https://crelaurentides.org/droit-de-retrait

16. Effet

La présente politique prend effet à la date où elle est entérinée par le conseil d’administration.

 

Annexe 1 – Traitement d’un incident

Schéma sur le traitement d’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel
Source : Conseil interprofessionnel du Québec, 2022. Loi 25 – Guide d’accompagnement pour les ordres professionnels (consulté le 13 sept. 2023)

Annexe 2 – Personne responsable de la confidentialité et de la gestion des renseignements personnels

Prénom et nom : Anne Léger
Titre : Directrice générale
Coordonnées : anne.leger@crelaurentides.org